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La Constitución de una empresa trae consigo el cumplimiento de deberes y derechos consagrados en la ley. Por ejemplo, la firma electronica es un documento de carácter obligatorio y un sinónimo de seguridad jurídica en la realización de facturas. En pocas palabras, se hace con la intención de garantizar la veracidad y seriedad de una empresa. Si has iniciado el proceso de construcción de tu propia empresa, o ya estás a cargo de una, debes conocer todo al respecto. Vamos a ello.



Cómo obtener la Firma Electrónica en Colombia


¿Qué es la firma electrónica?


En esta instancia, hacemos referencia a un documento digital que posee datos que asocian a la persona o empresa en cuestiones legales. Así mismo, contribuye a la generación de transacciones a través de esta, puesto que reemplaza la firma autógrafa por la electrónica con base en lo que provee la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Por otro lado, tiene una vigencia de 3 años desde el momento de la generación y se puede renovar a través de la Página web de la DIAN. Sea que estás pensando en hacerlo antes de que se venza o después de ello, no hay restricción alguna para este punto.


¿Cómo puede obtenerse?


En Colombia, puedes obtenerla de manera sencilla y rápida de la siguiente manera: pidiendo más información en el chat bot o llamando al teléfono. También lo puedes hacer directamente en la página oficial con los siguientes pasos:


  • Ingresar a la Página web del DIAN:

  • • En el menú transaccional, seleccionar la opción de Usuario Registrado, llenar los datos pertinentes y dar clic en ingresar.

  • • Luego cliquear en la opción generar firma electrónica.

  • • Asegúrate de que los datos personales estén correctamente escritos y prosigue.

  • • En este momento, se genera un código y es enviado al correo con el que te has registrado. Después de buscar y acceder a la clave dinámica, lo agregas en la sección ingresar clave dinámica de verificación.

  • • Crea la contraseña de la firma electrónica según los 4 criterios para su aprobación y acepta las condiciones.


¿Qué documentos hay que presentar?


Para estos documentos de carácter legal y avalado por la ley, se recomienda cumplir con lo siguiente según el tipo de persona que sea o la condición que posea:



¿Qué organismo te ayuda a facilitarla?


Esta firma se debe solicitar ante una Oficina de Registro de la DIAN con la que se valida la identidad de la persona, sea de forma física o en línea.


¿Tiene algún costo hacerla?


Este es un Documento Certificado, el cuál no tiene costo alguno al ser efectuado con las oficinas de la DIAN.


¿Cuáles son los beneficios de tener una?


Al contemplar la realización de dicha firma, son numerables los beneficios que se obtienen, entre los cuales se encuentran:


  • Minimizar los índices de fraudes derivados de la suplantación de identidad.

  • Firmar contrato incluso cuando no estás en la oficina.

  • Evitar el uso de tantos documentos en papel y contribuir a la preservación del planeta.

  • Sello de Seguridad para tus clientes, ya que acceden fácilmente a toda tu información, la cual puede ser verificable.


¿Qué documentos o trámites admiten una firma electrónica?


Como el empleo de la firma electrónica se ha hecho muy frecuente en los últimos años, gracias a ella es posible gestionar diferentes documentos legales. Entre los que se encuentran:


  • Contratos electrónicos.

  • Facturas electrónicas.

  • Pólizas electrónicas.

  • Autorizaciones.

  • Acuerdos con proveedores.

  • Formularios de clientes.


Ahora ya sabes


En definitiva, la firma electrónica es un documento que va muy bien con cualquier trámite electrónico. Por ello, no olvides que los pasos para obtenerla es muy sencillo con la ayuda de la DIAN.